폐업을 준비하다 보면 “서류가 어디 갔지?” 하는 순간이 꼭 옵니다. 그중에서도 임대차 계약서 분실은 가장 흔한 고민이에요.

결론부터 말하면, 임대차 계약서를 분실했다고 해서 폐업 자체가 불가능해지거나 무조건 큰 문제가 되는 건 아닙니다. 다만 상황에 따라 보증금 반환, 원상복구, 권리금/양도·양수, 세무 증빙에서 불리해질 수 있어서 “대체 서류 확보”와 “대응 순서”를 알고 움직이는 게 중요합니다.

1) 임대차 계약서 분실, 어떤 문제가 생길 수 있나요?

① 보증금 반환(가장 중요)

임대차 계약서가 없으면 “보증금 얼마였지?”, “특약이 뭐였지?” 같은 핵심 조건을 입증하기 어려워질 수 있습니다. 다만 보증금은 계좌이체 내역, 영수증, 문자/카톡, 확정일자 기록 등으로도 충분히 입증되는 경우가 많습니다.

② 원상복구 범위 다툼

철거·복구 범위가 특약으로 정리된 경우가 많습니다. 계약서가 없으면 임대인과 “어디까지 원복하냐”를 두고 마찰이 생길 수 있습니다.

③ 계약 해지 통보/위약금·관리비 정산

해지 통보 기한, 중도해지 위약금, 관리비/공과금 정산 기준이 계약서에 있는 경우가 있습니다.

④ 권리금/양도·양수(가게 넘기기) 진행

권리금 협의나 신규 임차인과의 양도·양수 과정에서 임대인이 계약 조건을 변경하려는 경우, 기존 계약서가 없으면 협상력이 떨어질 수 있습니다.

2) 결론: “폐업 신고” 자체는 계약서 없어도 가능합니다

사업자 폐업신고(세무서/홈택스)는 임대차 계약서가 필수 서류가 아닌 경우가 많아 계약서 분실만으로 막히지는 않는 편입니다.

하지만 실제로 문제는 “폐업 신고”가 아니라 보증금/원상복구/정산/분쟁에서 발생합니다. 그래서 아래 순서대로 대체 자료를 확보해두면 안전합니다.

3) 상황별로 “문제 되는 정도”가 다릅니다(체크표)

4) 임대차 계약서 사본(대체)을 확보하는 현실적인 방법 6가지

① 임대인(건물주)에게 “사본” 요청

가장 빠르고 간단합니다. 감정적으로 접근하기보다, “폐업 정산 때문에 필요하다”는 이유로 정중하게 사본 요청하는 게 좋습니다.

② 부동산 중개업소에 사본이 남아있는지 확인

중개를 통해 계약했으면 중개사무소에 계약서 사본/중개대상물 확인설명서가 남아있는 경우가 있습니다(보관 기간/관행은 사무소마다 다름).

③ 확정일자 받은 경우: 확정일자 기록 확인

상가임대차에서도 확정일자를 받아두었으면 계약 내용이 일부 확인에 도움이 될 수 있습니다. (기관/절차는 상황에 따라 다를 수 있어요.)

④ 월세·보증금 “계좌이체 내역”으로 조건 복원

계약서가 없어도 보증금 이체(한 번에 큰 금액) + 매달 월세 이체 내역이 있으면 임대차 관계 입증에 큰 도움이 됩니다.

⑤ 문자/카톡/이메일(특약 포함) 캡처

임대인이 “원상복구는 여기까지” 같은 내용을 메시지로 보낸 적이 있다면, 그 자체가 중요한 증빙이 됩니다.

⑥ 입점 당시 사진/영상 + 공사 영수증

원상복구 다툼에서는 “처음 상태”가 중요합니다. 입점 전후 사진, 인테리어 공사 계약서/영수증도 함께 모아두세요.

5) 폐업 정산할 때 꼭 남겨야 하는 문서(분쟁 예방)

① 정산 합의(문자/카톡이라도 OK)

• 보증금 반환일/금액
• 미납 임대료·관리비·공과금 정산 방식
• 원상복구 범위(어디까지 철거/복구인지)

② 원상복구 완료 사진(날짜 포함)

철거 후 사진을 여러 각도로 남기면 “추가 철거 요구”가 나왔을 때 대응이 쉬워집니다.

③ 열쇠 인도 및 인수인계 확인

열쇠를 언제 인도했는지(점유 종료)도 분쟁 포인트가 됩니다. 가능하면 인도 확인을 메시지로 남겨두세요.

6) 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 임대차 계약서가 없으면 보증금 돌려받기 어려운가요?

무조건 그런 건 아닙니다. 보증금은 이체 내역, 영수증, 메시지 기록 등으로 충분히 입증 가능한 경우가 많습니다. 다만 임대인이 “계약 조건이 다르다”고 주장하면 다툼이 길어질 수 있어, 사본 확보를 먼저 시도하는 게 좋습니다.

Q2. 부동산(중개사무소)에 꼭 사본이 남아있나요?

항상 남아있는 것은 아닙니다. 다만 중개를 통해 계약했다면, 당시 자료가 일부 남아있을 수 있어 확인해볼 가치가 큽니다.

Q3. 계약서 분실 상태로 폐업 신고하면 불이익이 있나요?

폐업 신고 자체는 보통 가능합니다. 다만 폐업 이후 보증금 반환/원상복구/정산 과정에서 계약서를 요구받을 때가 있어, 가능하면 폐업 전에 대체 자료를 모아두는 것을 추천합니다.

Q4. 임대인이 계약서 사본 제공을 거부하면 어떻게 하나요?

우선은 보증금·월세 이체내역, 문자/카톡, 확정일자 관련 기록을 정리하세요. 반환 지연이나 분쟁 조짐이 보이면 내용증명을 검토하고, 법률구조기관 또는 전문가 상담을 통해 대응하는 것이 안전합니다.

Q5. 원상복구 범위를 임대인이 계속 늘리면요?

계약서 특약이 핵심이지만, 계약서가 없더라도 입점 당시 상태 사진/영상과 임대인과 주고받은 메시지가 중요한 기준이 됩니다. 합의는 반드시 문서(메시지 포함)로 남기세요.

7) 마무리: 계약서가 없어도 “증빙”만 모이면 해결됩니다

임대차 계약서를 분실했다고 해서 끝난 건 아닙니다. 중요한 건 임대차 관계(월세/보증금/기간)와 특약(원상복구/정산)을 다른 자료로 복원하는 것입니다.

• ✅ 임대인/부동산에 사본 요청
• ✅ 보증금·월세 이체내역 확보
• ✅ 문자/카톡/이메일 캡처
• ✅ 원상복구 전후 사진 촬영
• ✅ 정산 합의는 문서로 남기기

이 5가지만 해도 폐업 과정에서 생길 수 있는 대부분의 분쟁을 크게 줄일 수 있습니다.

※ 본 글은 일반 정보 제공 목적이며, 실제 분쟁은 계약 내용/증빙/상가임대차 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 보증금 반환 지연, 위약금 분쟁 등은 관할 기관 또는 전문가 상담을 통해 구체적으로 확인하세요.